Ett återkommande mönster i VA-verksamheter är att ett upplevt problem översätts till ett systeminköp. Uppföljningen fungerar inte, alltså behövs ett uppföljningsverktyg. Ledningsdata är svår att komma åt, alltså behövs en ny plattform. Beslutet är begripligt: ett system går att beställa, budgetera och leverera. En arbetsprocess gör det inte.
Problemet är att systemet sällan var det som saknades. Det som saknades var en fastställd rutin, ett utpekat ansvar eller en informationsmängd som gick att lita på. Ett nytt system ärver alla tre bristerna och lägger till en integration att förvalta.
System är verktyg, inte arbetssätt
Ett verksamhetssystem beskriver hur arbete kan utföras. Det avgör inte hur arbetet faktiskt utförs. När den beskrivna processen och den utförda processen skiljer sig åt vinner alltid den utförda – medarbetare gör det som fungerar i vardagen, inte det som står i en införandeplan.
Därför uppstår parallella spår. Arbetet registreras i systemet för formens skull och utförs i ett kalkylblad. Uppgiften finns då på två ställen, och ingen av dem är entydigt den rätta. Ett till system löser inte det. Det skapar en tredje plats.
Frågorna som kommer före upphandlingen
Innan ett nytt verktyg köps in är det värt att ställa några frågor om det befintliga. De är enkla att formulera och obekväma att svara på, vilket brukar vara ett tecken på att de är rätt frågor.
- Vilken uppgift i processen är det som inte fungerar – och vem äger den uppgiften idag?
- Registreras informationen på ett enda ställe, eller finns den i flera versioner?
- Vet vi vilken kvalitet uppgifterna håller, eller antar vi det?
- Används det system vi redan har på det sätt det var tänkt?
- Om svaret på föregående fråga är nej – vad hindrar det, och skulle ett nytt system ta bort det hindret?
Vad som händer när ordningen blir rätt
När processen är beskriven, ansvaret utpekat och informationen tillförlitlig blir systemvalet betydligt enklare. Kraven går att formulera i verksamhetens termer i stället för i leverantörens. Ofta visar det sig också att det befintliga systemet klarar mer än man trott, och att det som fattades var en rutin för hur det skulle användas.
Det är inte ett argument mot att byta system. Ibland är verktyget verkligen fel. Men bytet blir en följd av en analys i stället för ett substitut för den.
Sambandet mellan process, information och styrning beskrivs närmare under Datadrivet huvudmannaskap.
Läs om datadrivet huvudmannaskap