Det finns ett läge som är svårare att åtgärda än att sakna systemstöd: att ha det och ändå inte använda det. Systemet är infört, utbildningen är genomförd, och ändå ligger den information som arbetet faktiskt styrs av i ett kalkylblad hos någon som kan sitt område.
Det tolkas ofta som ovilja eller bristande utbildning. Det är sällan det. Människor väljer det som fungerar för uppgiften de har framför sig, och om systemet kräver fler steg än kalkylbladet för samma resultat är valet redan gjort.
Den beskrivna och den utförda processen
Nyckelfrågan är om arbetsflödet som står dokumenterat är samma flöde som faktiskt utförs. Skiljer de sig åt beskriver systemet en process som ingen följer, och verksamheten styrs av en process som ingen har beskrivit.
Det är inte bara ett ordningsproblem. Uppföljning, behörigheter och integrationer byggs alla mot den beskrivna processen. Är den fiktiv vilar allt som byggts ovanpå den på ingenting.
Vad man tittar efter
Innan man drar slutsatsen att systemet är fel är det värt att lokalisera var det brister. Det går sällan att svara på från ett konferensrum – det kräver att man tittar på hur arbetet utförs.
- Var registreras samma uppgift mer än en gång, och varför gjordes den dubbleringen från början?
- Vilket steg i flödet tar längre tid i systemet än utanför det?
- Vilken information saknas i systemet, så att någon måste gå någon annanstans för att få jobbet gjort?
- Finns det steg som kräver uppgifter som inte är kända när steget utförs?
Åtgärden är oftast mindre än man tror
När bristen är lokaliserad visar den sig ofta vara avgränsad: ett obligatoriskt fält som inte går att fylla i vid rätt tillfälle, en behörighet som saknas, ett steg som lades in för en organisation som inte längre ser ut så. Sådant går att rätta i det system som redan finns.
Det är därför det lönar sig att leta efter den konkreta bristen innan man drar slutsatsen att verktyget är fel. Ett systembyte som görs utan att den frågan är besvarad flyttar problemet i stället för att lösa det, och tar med sig både kalkylbladen och det parallella arbetssättet in i det nya systemet.
Frågorna om processer, dubbelarbete och systemstöd ingår i självskattningen av digital mognad.
Gör självskattningen